Hoe verwerk ik een nieuwe patiënt die door een thuisverpleegkundige werd ingegeven via het care-platform?

Wanneer een patiënt zijn of haar thuisverpleegkundige vraagt om met Polly te starten, kan de thuisverpleegkundige de patiënt registreren via het platform voor thuisverpleegkundigen: care.polly.be. Zodra de patiënt voor uw apotheek kiest, ontvangt u hiervan een melding via het platform én per mail. Vanaf dat moment kan u de gegevens van de patiënt bekijken, controleren en officieel valideren via het Polly-platform.

De thuisverpleegkundige kan de patiënt op drie manieren helpen opstarten via het Polly-platform:

Enkel de basisgegevens invullen (naam, voornaam, rijksregisternummer en voorschrijvende arts).
De basisgegevens invullen én het medicatieschema opladen (als pdf of afbeelding). Polly zet deze om naar een gestructureerd medicatieschema, dat u kan controleren en bevestigen.
De basisgegevens invullen en het medicatieschema manueel ingeven via onze tool.

Belangrijk:

Als apotheker blijft u altijd verantwoordelijk voor de inhoud en de juistheid van het medicatieschema. Het schema dat een thuisverpleegkundige aanlevert, is louter een voorstel op basis van de informatie die hij of zij heeft bij het klaarzetten van de medicatie.
De thuisverpleegkundige tracht in het platform het volledige actuele medicatieschema in te geven of op te laden. U kan dit vervolgens omzetten naar de juiste geneesmiddelen binnen het Polly-formularium.
Na de opstart kunnen thuisverpleegkundigen op het Polly-platform het gevalideerde medicatieschema blijven raadplegen en wijzigingen voorstellen. Als er een wijziging in het schema is, verschijnt er een duidelijke indicator op het homescreen. Zo ziet u meteen welke patiënten nagekeken moeten worden vóór ze kunnen worden doorgestuurd. U houdt als apotheker steeds de finale controle.

Volg deze stappen om de patiënt te verwerken:

1. Accepteer de patiënt

U ontvangt een melding op het Polly-platform én via mail. In deze e-mail vindt u ook de contactgegevens van de thuisverpleegkundige terug. In het linkermenu bij ‘Patiënten’ ziet u een rode indicator met de melding dat er patiënt(en) zijn klaargezet door een zorgverlener. Klik op de indicator.
Rechtsboven ziet u de knop ‘Patiënten in wachtrij bekijken’. Klik op deze knop.
Nu ziet u een overzicht waarin u de patiënt kan aanvaarden of weigeren.

Tip: De thuisverpleegkundige kan bij het ingeven van de gegevens van de patiënt een opmerking toevoegen. Deze opmerking is zichtbaar wanneer u klikt op "Patiënten in de wachtrij bekijken" én is ook terug te vinden in de mail die u ontvangt.

2. Controleer het medicatieschema of geef het medicatieschema zelf in

Wanneer u de patiënt(en) accepteert, komt u op de patiëntenfiche(s) van de nieuwe patiënt(en).
Klik op de patiënt om de fiche en het voorgestelde medicatieschema van de thuisverpleegkundige (indien beschikbaar) te bekijken.
Als apotheker controleert u het voorgestelde medicatieschema (indien dit manueel werd toegevoegd door de thuisverpleegkundige) door voor elk product op ✓ of ✗ te klikken. Let op: door op het vinkje te klikken, stuurt u nog niets door. U bevestigt enkel het product in het schema.
Wanneer u een melding ziet dat een gekozen geneesmiddel niet beschikbaar is in het Polly-formularium, klik dan op de knop ‘Schema optimaliseren’. Zo worden de door de thuisverpleegkundige ingegeven producten doorgeschakeld naar de geneesmiddelen binnen het Polly-formularium. Advies: stem altijd af met de behandelende arts voordat u het schema finaliseert.
Accepteer of weiger de voorgestelde optimalisatie door voor elk product op ✓ of ✕ te klikken.

Heeft de thuisverpleegkundige enkel de basisgegevens ingevuld, maar nog geen medicatieschema toegevoegd? Dan raden we aan om contact op te nemen met de patiënt of de thuisverpleegkundige om het medicatieschema op te vragen. Zodra u dit heeft, kan u het schema eenvoudig zelf ingeven via het Polly-platform.

3. Stel een startdatum in en bestel de Polly-rollen

Klik de startdatum aan boven het medicatieschema. Neem contact op met de patiënt, mantelzorger of thuisverpleegkundige om de startdatum van de eerste Polly-rol af te spreken. Tip: Houd indien nodig rekening met de startdata van uw andere patiënten. Zo loopt alles vlotter voor uw apotheek.
Bevestig de startdatum.
Bestel vanaf nu uw Polly-rollen zoals gebruikelijk.